Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 27.03.2025/Pykälä 30

SIVLA 27.03.2025 § 30  

1145/02.08.00/2024  

Sivistyslautakunnan kokouksessa 12.12.2024 § 102 on päätetty aloittaa varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän kilpailuttaminen ja valtuutettu varhaiskasvatuspäällikkö ja sivistystoimen hallintopäällikkö luomaan kriteerit kilpailutukselle sekä julkistamaan kilpailutus tarjouspalvelu Cloudiassa. Tarjouspyynnön sisältövaatimusten osalta käytettiin asiantuntijapalvelua Valmennustalo Wimmaa Oy:ltä.

Hankinnan kohteena on varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä ja siihen liittyvien palveluiden toimitus Säkylän kunnalle, sekä tämän jälkeen palvelusopimus 48 kuukauden pituiselle sopimuskaudelle.

Tarjouspyyntö julkaistiin HILMA-palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) 6.2.2025. Hankintamenettelyssä noudatettiin kansallisen kynnysarvon ylittävää hankintaa. Avoimella hankintamenettelyllä haettiin kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan kokonaisratkaisu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti siten, että ratkaisu on tuotantokäytössä joulukuuhun 2025 mennessä.

Tarjoajilla oli mahdollisuus lähettää tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä kilpailuttajalle kirjallisesti Tarjouspalvelu-toimittajaportaalista 23.2.2025 klo 12 mennessä. Määräaikaan mennessä saapui 4 kysymystä, joiden perusteella ei päädytty korjaamaan tarjouspyyntöä eikä sen liitteitä. Lisätietokysymykset ja vastaukset julkaistiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa.

Tarjousten jättöaika päättyi 6.3.2024 klo 12.00, johon mennessä tarjoukset tuli jättää Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaaliin.

Määräaikaan mennessä saapui kolme tarjousta. Tarjouksen jättivät Abilita Oy, Alfa eCare Oy ja Haltu Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti hankintasopimuksen tekoperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, joka määräytyy parhaan hinta-laatu -suhteen perusteella seuraavasti:

• Hinta 60 p.
• Laatu / Käyttöönoton projektisuunnitelma 20 p.
• Laatu / Järjestelmän toiminnalliset laatuominaisuudet 10 p.
• Laatu / Kehittämissuunnitelma eli kehityksen "roadmap" 10 p.

Maksimipistemäärä on 100 pistettä.

Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä ja siihen liittyvät palvelut esitetään hankittavan kokonaistaloudellisesti edullisimman tehneeltä tarjoajalta.

Tarjoukset ovat sisältäneet liikesalaisuuksia, jonka vuoksi tarjoukset on toimitettu oheismateriaalina lautakunnan jäsenille. Vertailupisteiden muodostuminen ja perustelut on esitetty oheismateriaalina olevassa tarjousvertailussa.

Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat niiltä osin, kun ne eivät sisällä liikesalaisuuksia, sen jälkeen, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Lisätietoja Varhaiskasvatuspäällikkö Melina Evala, puh. 050 408 6234

Esittelijä Sivistysjohtaja Merja Ääri

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää hyväksyä tarjouksen, joka on saanut parhaat vertailupisteet varhaiskasvatuksen uuden toiminnanohjausjärjestelmän hankinnassa.

Sopimus ei synny tällä päätöksellä vaan vasta erikseen kummankin osapuolen allekirjoittamalla sopimuksella. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua päätöksen tiedoksiannosta.

Käydyn keskustelun perusteella sivistysjohtaja täydensi päätösehdotustaan kuuluvaksi seuraavasti:

Sivistyslautakunta päättää hyväksyä Abilita Oy:n tarjouksen, joka on saanut parhaat vertailupisteet varhaiskasvatuksen uuden toiminnanohjausjärjestelmän hankinnassa.

Sivistyslautakunta valtuuttaa Säkylän kunnan hankintaohjeen mukaisen viranhaltijan allekirjoittamaan sopimukset.

Sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen kummankin osapuolen allekirjoittamalla sopimuksella. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua päätöksen tiedoksiannosta.

Päätös Muutettu päätösehdotus hyväksyttiin.

 ======