Etelä-Satakunnan ympäristöterveyslautakunta
Pöytäkirja 03.09.2025/Pykälä 26

ES ytltk 03.09.2025 § 26  

Sähköinen kokouskäytäntö tarkoittaa yksinkertaisimmillaan sitä, että paperimuotoisena jaettu kokousmateriaali toimitetaan kokousten osanottajille sähköisesti. Sähköisessä kokouskäytännössä esityslistoja ja muuta materiaalia ei enää monisteta, kuljeteta eikä lähetetä postissa. Toimielimen kokouksen osanottajat hakevat toimielimen esityslistan tietokoneen välityksellä tietoturvallisesti palvelimelta, tekevät halutessaan niihin omat merkintänsä ja tallentavat kommentoimansa esityslistan omaan käyttöönsä palvelimelle.

Säkylän kunnan hallintosäännön 145 §:n mukaan toimielin voi päättää, että kokoukset pidetään sähköisesti. Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta tilasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä. Sähköinen kokous voidaan pitää siten, että kaikki osallistuvat kokoukseen sähköisen yhteyden avulla tai siten, että vain osa läsnäolijoista osallistuu kokoukseen sähköisen yhteyden avulla.

Käytäntönä on viime vuodet ollut, että kokouskutsu ja esityslista lähetetään sakyla.fi-muotoiseen sähköpostiin ja esityslista liitteineen on nähtävänä lautakunnan Teamsissä. Yksityisiin sähköposteihin sekä muille, kuin toimielimen kokouksessa läsnäoloon oikeutetuille, ei kokouskutsuja lähetetä. Säkylän kunta/lähettäjä ei voi varmistua vastaanottajan sähköpostin tietoturvallisuudesta ja esim. siitä, että sähköpostin asetukset ovat sellaiset, että viesti menee perille. Takavuosina yksityisiin sähköposteihin lähetetyt kokouskutsut aiheuttivat runsaasti sekaannusta, koska yksityisen sähköpostin asetukset eivät olleet kohdallaan ja vastaanottajan mielestä kokouskutsua ei oltu lähetetty.

Sähköiseen kokouskäytäntöön siirtymisen hyötyinä on ajansäästö, kuljetus- ja painatus-/ kopiointikustannusten pienentyminen, tiedonkulun nopeus ja sujuvuus. Sähköisessä kokouskäytännössä etuna on lisäksi se seikka, että esityslistan lähettämisen jälkeen ennen kokousta voidaan lähettää helpommin lisämateriaalia ja liitteitä. Näin lautakunnan jäsenille jää enemmän aikaa perehtyä asiaan verrattuna siihen, että lisämateriaali jaettaisiin vasta kokouksessa. Myös mahdollisten lisälistojen lähettäminen etukäteen ennen kokousta on helppoa sähköisesti.

Monet kuntien viranhaltijat ja luottamushenkilöt voivat olla halukkaita saamaan esityslistat ja pöytäkirjat. Kuntien ja kaupunkien muille viranhaltijoille, jotka ovat halukkaita saamaan kokouskutsut ja esityslistat, on mahdollista saada ne oman kunnan/kaupungin kirjaamon kautta.

Ympäristöterveyslautakunnan uusille jäsenille, joilla ei edustamansa kunnan tai kaupungin puolesta ole käytettävissä tietokonetta tai taulutietokonetta, Säkylän kunta järjestää taulutietokoneen jäsenen käyttöön. Sähköinen kokouskäytäntö pyritään ottamaan käyttöön ennen

ympäristöterveyslautakunnan seuraavaa kokousta ja siitä lähetetään kirjalliset ohjeet.

Lisätietoja vt. ympäristöterveydenhuollon johtaja Jonna Aro

 sähköposti jonna.aro@sakyla.fi , puh. 044 707 2930

Esittelijä Ympäristöterveydenhuollon johtaja Jonna Aro

Päätösehdotus Ympäristöterveyslautakunta päättää, että ympäristöterveyslautakunnan kokouksissa sovelletaan sähköistä kokouskäytäntöä. Kokouskutsu ja esityslista liitteineen lähetetään sakyla.fi-muotoiseen sähköpostiin ja esityslista liitteineen on nähtävänä lautakunnan Teamsissä neljä vuorokautta ennen kokouspäivää. Ympäristöterveyslautakunta päättää että, jos kokoukset jostain erityisestä syystä kutsutaan koolle paperisina lähetettävillä esityslistoilla, kokouskutsu annetaan postin kuljetettavaksi viimeistään viisi vuorokautta ennen kokousta. Tarpeen vaatiessa kokous voidaan järjestää Teamsillä.

Lautakunnan jäsenille annetaan tarvittaessa taulutietokoneet paperittomaan kokouskäytäntöön siirtymiseksi, jos jäsenellä ei kotikunnan/ -kaupungin puolesta ole tietokonetta käytettävissä. Säkylän kunnan luovuttamat taulutietokoneet on palautettava kunnalle viipymättä, kun luottamustehtävä Säkylän kunnassa päättyy. Niille jäsenille, jotka tarvitsevat koulutusta laitteen käyttöön, järjestetään perehdytystä pyynnöstä erikseen sovittavana ajankohtana.

Muut kuntien ja kaupunkien luottamushenkilöt, jotka haluavat sähköpostilla saada ympäristöterveyslautakunnan kokouskutsun ja esityslistan, voivat pyytää sitä välitettäväksi oman kunnan/kaupungin kirjaamosta.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.

 ======