Etelä-Satakunnan ympäristölautakunta
Esityslista 24.02.2026/Asianro 10

ES ymplk 24.02.2026     

1298/02.08.00/2025  

Kuntien arkistossa olevan paperiaineiston käytettävyyden parantaminen ja varmempi pysyvä säilyttäminen edellyttää aineiston skannaamista tiedostoiksi. Skannatut tiedostot voidaan siirtää rakennusvalvonnan tietojärjestelmään, jolloin aineiston käyttö helpottuu huomattavasti. Skannauksen yhteydessä tehdään tavallisesti indeksointi, joka tarkoittaa tiettyjen indeksitietojen poimimista asiakirjoista asiakirjojen haun mahdollistamiseksi. Skannausta, indeksointia ja tiedostojen siirtämistä tietojärjestelmään kutsutaan digitoinniksi.

Säkylän kunnan paperiarkistossa on digitoitavia rakennusvalvonnan asiakirjoja noin 65 hyllymetriä, joka sisältää noin 665 mappia. Tästä on Säkylän ja entisen Köyliön kunnan vuosilta 1949-2024 muodostunutta aineistoa 381 mappia. Euran vuosilta 2000-2024 sekä entisen Kiukaisten vuosilta 2000-2008 muodostunutta arkistoa on Säkylän arkistossa yhteensä 284 mappia. Säkylän kunta/Etelä-Satakunnan ympäristötoimisto on vastannut Euran rakennusvalvonnasta v. 2005 alkaen ja sitä aikaisempi arkisto vuosilta 2000-2004 on valvonnan jatkuvuuden vuoksi myös Säkylän arkistossa.

Nyt käsiteltävänä olevassa asiassa on tarkoitus lähteä digitoimaan Säkylän kunnan arkistossa olevaa Säkylän ja Euran em. rakennusvalvonnan aineistoa. Digitointi on suunniteltu toteutettavaksi niin, että skannaus ja indeksointi ostetaan ko. palveluja tarjoavalta yritykseltä. Indeksoidut tiedostot siirretään Lupapiste-tietojärjestelmään ympäristötoimiston omana työnä. Skannaus ja indeksointi tehdään v. 2026 aikana. Aineiston tietojärjestelmään siirtämiseen lupapäätös kerrallaan kuluvaa aikaa ympäristötoimiston henkilöstön muiden tehtävien ohella ei tässä vaiheessa pystytä arvioimaan, mutta ko. työ jatkuu ainakin v. 2027 ja mahdollisesti sen jälkeenkin.

Skannattava rakennusvalvonnan arkisto sisältää rakennus- ja toimenpidelupapäätöksiä, rakennuspiirustuksia ym. dokumentteja sekä poikkeamispäätöksiä. Arkiston digitoinnin hyötyjä ovat aineiston varmempi säilyvyys ja arkiston käytettävyyden huomattava parantuminen osana rakennusvalvontaohjelmistoa. Rakennusvalvonnan arkisto on osa paikallista kulttuuriperintöä, jonka käytettävyyden parantaminen ja säilyttämisen varmistaminen on tärkeää. Digitoinnin jälkeen sitten, kun asiakirjat on Lupapisteeseen lisätty, julkinen aineisto on mahdollista saada internetistä Lupapiste-tietojärjestelmän kautta kohtuullista maksua vastaan. Saatavuuden paraneminen helpottaa ja nopeuttaa asukkaiden, yritysten ja suunnittelijoiden toimintaa mm. uusia rakentamislupia haettaessa.

Rakennusvalvonnan em. aineiston skannaukseen ja indeksointiin on varattu määräraha v. 2026 talousarviossa. Kuntalaskutuksessa tämän hankkeen kustannukset jyvitetään vain Säkylälle ja Euralle käsiteltävän aineiston määrän suhteissa. Euran v. 1949-1999 aineiston ja Huittisten v. 1949-2017 aineiston digitointiin palataan sen jälkeen, kun nyt vireillä oleva digitointi alkaa valmistumaan. Eura ja Huittinen voivat halutessaan tehdä tai teettää itsekin oman arkistonsa digitoinnin. Huittisten rakennusvalvonnan aineisto vuodesta 2018 alkaen ja Euran sekä Säkylän aineisto vuodesta 2025 alkaen on jo digitoituna tietojärjestelmässä, koska em. vuosina lupahakemukset on tehty sähköisenä Lupapisteessä.

Hankintalainsäädännön ja Säkylän kunnan hankintaohjeen mukaan skannaus ja indeksointi voidaan hankkia puitesopimuksen mukaisesti ilman kilpailutusta. Kahteen puitesopimukseen liittyvän yrityksen kanssa on käyty neuvottelua ja yritysten tai niiden alihankkijoiden edustajat ovat käyneet tutustumassa Säkylän arkistoon. Lisäksi Punamusta Oy on tehnyt aineistosta koeskannauksen. Puitesopimuksiin perustuvat tarkentavat tarjoukset on saatu Cloudpermit Oy:ltä ja Punamusta Oy:ltä.

Tarjoukset ja niihin liittyvät asiakirjat ovat esityslistan oheismateriaalina.

Lisätietoja Ympäristöpäällikkö Jukka Reko, puh 044 3302 492 ja rakennustarkastaja

  Mika Vainio, puh 0440 539 599

Esittelijä Ympäristöpäällikkö Jukka Reko

Päätösehdotus Etelä-Satakunnan ympäristölautakunta päättää tilata Sarastia Oy:n puitesopimuksen mukaisesti Punamusta Oy:ltä Säkylän kunnan arkistossa olevan rakennusvalvonnan arkiston skannauksen ja digitoinnin 11.12.2025 saadun tarjouksen, kartoituksen tulosten ja Sarastian asiakirjojen digitointi- eli skannauspalveluasiakirjan kuvausten mukaisesti.

Päätös 

 ======